Раздел 2: Използване на технологията в организацията

Революциите в цифровите технологии, които обхванаха американското население, засегнаха и организациите на изкуството. Наред с напредъка в компютрите, широколентовата свързаност и мобилните телефони е развитието на социални медийни мрежи като Facebook, Twitter и Pinterest, услуги за споделяне на снимки като Flickr и Instagram, видео сайтове като YouTube и Vimeo, приложения за чекиране като Foursquare, и социално насочени сайтове за препоръки като Yelp и LinkedIn. Комбинацията от преносими компютри, по-достъпна широколентова и безжична връзка и приложения, които улесняват популяризирането, комуникацията и споделянето, създават мощен микс не само за обществеността, но и за областта на изкуствата.


Понастоящем организациите за изкуства разполагат с десетки интернет инструменти; инструменти, които могат да се използват за създаване на информираност за тяхната организация, популяризиране на събития и експонати, предоставяне на персонализирани преживявания за покровители, продажба на билети или стоки, рационализиране на нуждите от обслужване на клиенти и разширяване на достъпа до изкуствата. И все пак дори когато интернет инструментите са безплатни, има разходи; тези, свързани с капацитета и обучението на персонала, инвестициите в технологична инфраструктура и настойчивата нужда да служат на възможно най-широка база за покровители. Днешните организации за изкуство се занимават с въпроса как най-добре да използват тези инструменти, за да изпълнят своята мисия.

Събития

Представянето и провеждането на събития е основна функция на много организации за изкуство. Всъщност 94% от анкетираните казват, че са домакини или спонсорират лични събития или изложби. И 29% от организациите казват, че са домакини на онлайн събития, като уеб семинари, виртуални представления или виртуални експонати.


На въпрос за промени в броя на събитията, които организират или организират, повече от половината (51%) от организациите казват, че са домакини на повече лични събития, отколкото в миналото, докато 36% казват, че е останал същият.

На въпрос за онлайн или виртуални събития, 86% от 337-те респонденти казват, че броят на събитията се е увеличил, а други 12% казват, че броят им е останал същият. Оскъдните 1% отбелязват намаляване на броя на онлайн или виртуалните събития.

Фигура 2



Онлайн присъствие и склонност

От организациите, попълващи това проучване, 99% заявяват, че имат уебсайт, докато 97% казват, че тяхната организация има профили в сайтове в социалните медии като Facebook, Twitter, YouTube и Flickr. Освен това 69% от организациите казват, че отделни служители имат професионални профили в тези сайтове в социалните медии, които използват в качеството си на представители на своите организации.


Проучването поиска от организациите на изкуствата да сравнят с другите в тяхната област способността им да използват ефективно интернет и инструментите на социалните медии. Резултатите рисуват типична камбанна крива; 60% от организациите казват, че са „приблизително средни“ по своите възможности в интернет и социалните медии, докато 20% от организациите казват, че са „изпреварили кривата“, а 19% се определят като „зад кривата“.

Фигура 3


Организациите бяха попитани и за цялостната им реакция към новите технологии. Тридесет и девет процента от анкетираните организации смятат, че обикновено приемат добре новите информационни и комуникационни технологии, докато други 51% смятат, че това е донякъде вярно за тяхната организация.

Налице е по-голямо разминаване около експертния опит на персонала. Около 20% от тези организации не са съгласни с твърдението, че се нуждаят от външна помощ, за да им помогнат да създадат или пуснат нови устройства, което предполага, че те имат вътрешния капацитет да възприемат нови технологии. Но от другата страна на скалата, 16% казват, че разчитат на външна помощ, за да ги задействат с нови устройства или технологии. Останалата част от отговорите се намират някъде между тези две точки.

Фигура 4

Възприеманата стойност на интернет и цифровите технологии

Много от лидерите на организации за изкуство, отговарящи на това проучване, съобщават, че интернет и цифровите технологии са много важни за различни аспекти на тяхната работа. Сред отговорилите на този въпрос мнозинството счита, че интернет и цифровите технологии са „много важни“ за „популяризиране на изкуствата“ (81%), „увеличаване на ангажираността на аудиторията“ (78%) и свързана с финансирането работа (65%). Мнозинството също се съгласява, че интернет и цифровите технологии са оказали влияние върху повишаването на организационната ефективност и ангажирането в застъпничеството в областта на изкуствата.


Фигура 5

Интересно е да се отбележи, когато организациите на изкуствата са по-малко съгласни относно въздействието на интернет върху материалите на колекциите. Само 27% от анкетираните смятат, че това е „много важно“ за подобряване на каталогизирането на изкуствата и управлението на колекции, а 19% смятат, че е „много важно“ за подобряване на курацията на изкуствата. Това обаче е по-скоро индикация за различията в целите на организациите за изкуство, отколкото отхвърляне на стойността на интернет. Имаше много организации (съответно 38% и 30%), които казват, че тези дейности просто са „неприложими“ за тяхната работа.

Ясно е, че интернет се разглежда като ценен инструмент, който е „много важен“ за основната организационна работа. Но интернет и цифровите технологии са сравнително нови (и непрекъснато развиващи се) разработки. Как се адаптират организациите за изкуство към промяната?

Най-големите предизвикателства пред приемането на нови технологии

На респондентите от проучването беше зададен и отворен въпрос за най-голямото предизвикателство при приемането на цифрови технологии. По-голямата част от 1 206 организации, отговорили на този въпрос, цитират неща като „въпроси, свързани с разходите и персонала“, „капацитет / финансиране“ или „време и персонал“. Но други организации описват по-изрично своите предизвикателства, свързани с този преход към повече дигитален маркетинг, споделяне на информация и обслужване на клиенти. Някои говорят за предизвикателството да бъдеш в крак с промяната. Една бележка:

Ограничен персонал и време. Кривите на обучение за всяка технология, съчетани с броя на актуализациите, които са необходими, за да се поддържат нещата актуални, се сумират бързо.

Други се позовават на преходния характер на тази епоха. Въпреки че много нови инструменти помагат за промоция, маркетинг и операции, не всички покровители владеят, грижат се или дори имат достъп до онлайн услуги. С мисията да служат на възможно най-широка база, организациите за изкуство внимават да не изключват покровители, които не използват интернет по време на този преход. Това означава, че много организации изпълняват двойни задължения:

Най-голямото ни предизвикателство при възприемането на цифрови технологии е непостоянното ниво на познания на нашата аудитория с различни технологии: някои от нашите покровители не използват - или не как да използват - редица цифрови системи, докато други покровители приемат и изискват такава информация . Изглежда не можем да угодим на всички.

Нашата утвърдена база от избиратели и поддръжници произхожда от по-старо поколение, което не е толкова вероятно да се чувства удобно да използва онлайн и технологични решения. Нашето предизвикателство е да ангажираме тези поддръжници, докато се опитваме да достигнем до нашите студентски участници и по-млада аудитория чрез цифрови технологии.

Други респонденти говорят за трудността при намирането на баланс между управлението на съществуващата работа и отделянето на време и ресурси за нови инициативи. При ограничени бюджети и персонал, как се дава приоритет на работата?

Определянето как да се обърне внимание на времето и ресурсите, необходими за изпълнение / поддържане на нови цифрови инициативи, като същевременно се продължат съществуващите дейности, може да бъде предизвикателство. Добавянето на ново, без да се изважда нещо често, води до опити непрекъснато да се прави повече със статични нива на ресурси / финансиране.

Някои организации също споменават колко време - и колко персонал се грижи - е необходимо на някои инициативи наистина да получат сцепление:

Решението колко / намирането на време да се отдадете на тези технологии определено беше голямо. Като мениджър на цифрови медии съм отговорен за уебсайта, електронната поща и дигиталния маркетинг ... в допълнение към неща като нашите канали в социалните медии, създаване на видео и поддръжка на приложения. Намирането на баланс във всички тези медии се оказа предизвикателство, тъй като социалните медии изискват много любов + внимание в продължение на дълъг период от време, за да станат наистина ефективни.

Почти половината от организациите (49%) съобщават, че са търсили финансиране специално за подпомагане на проекти, които разширяват използването на интернет от Интернет или други технологии, като приложения и социални медии. Това не е изненадващо, като се има предвид колко посочват разходите и финансирането като една от основните пречки пред приемането на нови цифрови технологии.

И 36% от организациите заявяват, че са провели изследвания, за да научат повече за това как тяхната публика използва технологиите.

Но осигуряването на финансиране за технологии и обучен персонал беше „трудно“. Някои организации говорят по-изрично за намирането на пари за подкрепа на техните цифрови инициативи ...

Най-голямото предизвикателство е получаването на финансови ресурси, необходими за наемане на допълнителен персонал и оборудване за придобиване на цифрово съдържание и управление на онлайн усилията.

... и че няма специални потоци от приходи за финансиране на инфраструктурни проекти.

Персонал - необходимо време за създаване, управление и поддържане на тези технологии. Също така струва поддръжка на софтуер, хостинг и др. - малки суми, но кумулативни и текущи, без съответни потоци от приходи.

Други говорят за предизвикателството да се намерят пари за инициативи, които могат да подобрят опита на покровителите, но са трудни за свързване с нарастването на аудиторията:

Може би е най-трудно да се финансира инфраструктура и поддръжка. Чрез цифровите технологии капацитетът на музея нарасна геометрично в управлението на колекции, управлението на цифрови активи, дигитално базирано съдържание и разработване на уебсайтове, поддържане и разпространение. Въпреки че много от тези елементи дават възможност на голяма и разнообразна публика да се ангажира физически и виртуално с колекциите и изложбите на музея, има малко налично финансиране за технологичната инфраструктура и поддръжка, които да не показват пряко метрично въздействие върху публиката.

Трети се позовават на постоянния натиск за намиране на средства за поддържане и надграждане на технологията:

Пари и ресурси. Социалните медии са безплатни, но неща като мобилни технологии и интеграция с онлайн билети - дори приложения за билети във Facebook например - не са безплатни. Технологиите се развиват по-бързо, отколкото набираме пари за тяхното внедряване, и сме изправени пред значителен неуспех, ако не успеем.

Разходите за поддържане и надграждане на технологията са значителни и амортизацията е неизбежна поради постоянен напредък. Често трябва да определяме коя инвестиция е най-важна и кога можем най-добре да си я позволим.

Други оспорват предположението, че социалните медии и нововъзникващите технологии са евтини или безплатни:

Възможността да ги включите във вече много пълните чинии, които носят нашите служители и съвет. Ако бяхме в по-добро финансово състояние, бихме могли да договорим това, но не можем да си позволим. И изглежда, че всички смятат, че най-хубавото в интернет и цифровите технологии е, че „всеки“ може да ги направи. Но факт е, че за да ги правите правилно и за да продължите да ги правите, трябва да имате някой обучен и фокусиран върху тези задачи.

Набор от коментари адресира предизвикателството да интегрира тези нови инструменти в техния работен процес, за да служи най-добре на тяхната мисия:

(Най-голямото предизвикателство е) да имаме време служителите да се посветят на тези дейности - да научат за технологиите, да избират инструменти от многото налични, да мислят как могат да се впишат в нашата работа и всъщност да внедрят технологии.

Определяне кое съдържание е най-подходящо или ефективно и кой технологичен канал е най-подходящ за това съдържание. Идентифициране на тези технологии, които посетителите се чувстват комфортно при използване в музейна обстановка.

Една организация обобщава предизвикателствата, свързани с капацитета на персонала и просто в крак със скоростта на промяната:

Време за персонал, ясно и просто. Имахме голям късмет, че имаме подкрепящ, насърчаващ и вдъхновен лидерски и експериментален, умен и креативен персонал. Бяхме внимателни и разумни при определянето на приоритетите кои цифрови технологии трябва да се преследват въз основа на нашата мисия и съдържание. Без ресурси за добавяне на персонал, цифровите проекти са интегрирани със съществуващите работни потоци. Всички правим всичко възможно да правим повече с по-малко. Оставането на върха на (и пресяването) на бързо променящата се област на цифровите технологии също остава постоянно предизвикателство.

По този начин отговорите на проучванията ясно показват, че организациите за изкуство са възприели интернет (99% са домакини на уебсайт, а 97% имат присъствие в социалните медии) и че възприемат интернет и цифровите технологии като „много важни“ за основните части на техните работа, включително популяризиране на изкуствата и взаимодействие с публиката. Най-често срещаните предизвикателства пред организациите за изкуства по отношение на нововъзникващите технологии и услуги са свързани с променящия се баланс между капацитета на персонала, експертизата и финансирането. Много художествени организации си представят начини, по които могат да служат по-добре на своите покровители и да продължат мисиите си, използвайки технологии и социални медии, но без финансиране, посветено на инфраструктурата и ИТ инициативата, някои се борят да продължат.